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《上市规则》和《企业管治守则》的修订条文将于2019年1月1日生效。修订条文载于联交所于2018年7月27日公布的《企业管治守则》的咨询总结中。同日,联交所还公布了《董事会及董事指引》,该指引为董事会和董事的职能和职责提供了实用意见。

将要生效的修订主要涉及独立非执行董事的提名和董事会成员多元化的事宜。修订意味着董事会和/或提名委员会将面临更高的要求,因为其工作将受到进一步审查。

我们在下文对主要修订内容和新指引作出了概述。

独立非执行董事担任过多公司董事职务与可付出的时间

《企业管治守则》和《企业管治报告》(“《守则》”)条文(“守则条文”,适用“不遵守就解释”条文)第A.5.5条将被修订,如果候任独立非执行董事职务将是该名董事第七家(或以上)上市公司董事职务,董事会亦须解释为何其认为该独立非执行董事能够为董事会投入足够的时间。解释应包含在致股东通函中,随附选举独立非执行董事的决议。此项修订将加强提名程序中的问责效果。

在咨询过程中,特定市场参与者提出建议,如果同一人担任一家上市发行人集团内多家上市公司的独立非执行董事,该情况应算作一个董事职务。联交所在其咨询总结中明确否定了该建议。

影响独立非执行董事独立性的因素

部分修订内容旨在提高评估潜在独立非执行董事的独立性准则,并且使香港标准更贴近国际惯例。

禁止期

  • 专业顾问:修订《上市规则》规则3.13(3),���发行人或其关联实体的专业顾问的禁止期改为两年(目前为一年),两年禁止期后,他们才可被视为具有独立性。联交所在其咨询文件中最初建议了三年禁止期,但在考虑市场反馈意见后缩短为两年。
  • 核数公司的前任合伙人:修订守则条文第C.3.2条,将发行人现有核数公司的前合伙人在成为发行人审核委员会成员前的禁止期改为两年(目前为一年)。此项修订旨在与专业顾问的禁止期保持一致。
  • 商业活动中的重大权益:修订《上市规则》规则3.13条,规定在发行人上一年主要商业活动中享有重大权益的侯任独立非执行董事的禁止期为一年。

相互担任对方公司董事职务或与其他董事的重大联系

《守则》将引入一项新的建议最佳常规(第A.3.3条,受限于自愿披露),旨在建议,在发行人的公司管治报告中披露,即使是在侯任独立非执行董事相互担任董事职务(当两名(或以上)董事相互担任对方公司的董事)或通过参与其他公司或团体与其他董事具有重大联系的情况下,为何该独立非执行董事仍能被视为具有独立性的原因。

亲属关系

《上市规则》规则3.13将添加附注,以便在评估独立非执行董事的独立性时考虑其直系家属。“直系家属”的定义为候任独立非执行董事的配偶及其(或其配偶)未满18岁的(亲生或领养)的子女或继子女(与《上市规则》规则14A.12(1)(a)的定义一致)。

董事会成员多元化和独立非执行董事的选举

为了促进董事会成员多元化,现守则条文第A.5.6条将被修订为新《上市规则》规则13.92,要求发行人提名委员会(或董事会)制定多元化政策并在发行人公司管治报告中披露该政策或政策概述。

除此之外,守则条款第A.5.5条将被修订,要求董事会在致股东通函中随附任命独立非执行董事的决议、董事会成员的多元化考虑因素,包括:

(i)   确定侯任独立非执行董事的流程;

(ii)  侯任独立非执行董事预计会为董事会带来的观点和视角、技能和经验;以及

(iii) 侯任独立非执行董事如何使董事会成员更多元化。

联交所的新《董事会及董事指引》(“《指引》”)包括关于董事会成员多元化(包括性别多元化)的内容。《指引》规定了发行人在制定多元化政策时需要考虑的多项因素。多元化政策应包括发行人为实施其多元化政策而制定的可测量的目标以及达标的进度。

尽管多元化的内涵远不只是性别多元化一项,但《指引》表明,比起其他因素(例如文化背景和专业经验),性别多元化的统计数字比较容易确定。鉴于大多数香港上市公司的董事会根本没有女性董事,与性别多元化相关的目标应纳入多元化政策,并且在董事提名过程中,性别多元化(以及其他多元化因素)的考量工作还应更透明。

《指引》还建议使用“董事会技巧矩阵”并将该矩阵披露给投资者。“董事会技巧矩阵”以图表方式展示董事会成员在特定技巧、经验以及多元化观点与角度等不同方面的背景信息。该矩阵有助于董事会评估董事会的能力和多元化状况,发现可能存在的任何不足之处。鉴于不同董事会具有不同的策略和目标,《指引》不旨在作出适合所有发行人的统一标准,但是,《指引》建议,矩阵一般包括行业和专业知识和经验、性别、技术技巧及管理经验。

提名政策

《守则》强制披露要求L.(d)(ii)条修订后,要求发行人披露当年实施的提名政策(包括多元化政策或其概述)。

其他修订

  •  董事出席股东大会:修订守则条文第A.6.7条以明确,一般而言,独立非执行董事和非执行董事应出席股东大会,对公司股东的意见有全面、公正的了解。
  • 主席与独立非执行董事的年度会议:修订守则条文第A.2.7条,独立非执行董事应在其他董事不在场的情况下至少与主席每年召开一次会议。
  • 股息政策:将加入新守则条文第E.1.5条,要求发行人在年报内披露其股息政策。

《指引》规定的实用意见

新《指引》对董事会和董事的职能和职责规定了实用意见,具体内容如下。

  • 董事职责及董事会效能:《指引》重申了一个基本概念,即所有董事,无论是否为执行董事、非执行董事,还是独立非执行董事,均需要遵守《上市规则》和一般香港公司法规定的相同责任,即以合理水平的谨慎、技巧及努力行事的责任,但是,执行董事、非执行董事和独立非执行董事履行的职能和职责有所区别,具体规定请见《指引》。
  • 董事委员会角色与职能:《指引》规定了提名委员会、审核委员会和薪酬委员会的职能,还为发行人制定其提名政策时的考虑因素提供了进一步信息。
  • 董事会成员多元化及政策:详情请参阅上述“董事会成员多元化和独立非执行董事的选举”一节。
  • 风险管理及内部监控:《指引》规定了董事会和管理层在风险管理方面的职能以及管理并发现风险的措施建议。
  • 公司秘书:《指引》规定了公司秘书的职责和职能,以及该职责外包给外部服务提供商的情形。
  • 不同投票权发行人的企业管治:《指引》总结了不同投票权发行人需要遵守的其他监管要求。

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