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プライバシー保護方針

Ashurst(適宜「当社」といいます。)は、あなたのプライバシーを守るよう努力しています。このプライバシー保護方針は、当社がどのように個人データを収集し、使用するか、および、これに関連するあなたの権利および取り得る手段について説明しています。当社のクライアントに対する機密保持義務について詳しく知りたい場合には、契約条件をご参照ください。また、当社ウェブサイトを通じたCookieおよびウェブ追跡デバイスの使用についてを説明した当社のCookieポリシー も併せてご参照ください。

あなたの個人データの責任を負うのは誰か?

Ashurstが、あなたの個人データの責任を負います。Ashurstは、Ashurst LLP、(OC330252)  London Fruit & Wool Exchange, 1 Duval Square, London E1 6PW; オーストラリア首都特別地域の法律の下のゼネラルパートナーシップである Ashurst Australia、(ABN 75 304 286 095) 5 Martin Place、Sydney, New South Wales 2000 、そしてそれぞれの代表者と関連会社で構成されています (総称して「Ashurstグループ」といいます。)。具体的には、あなたのデータは、あなたが指示した、またはあなたの地域でサービスを提供し、もしくはあなたに連絡を取るAshurstグループが管理します。

どのような個人データを収集するのか?

当社が収集する個人データ:

  • 氏名、役職、当社に提供した自宅住所を含む住居表示等、勤務先住所、電話番号、携帯電話番号、ファックス番号、及び電子メールアドレス等の連絡先情報。
  • クレジット/デビットカード番号、社会保障番号、及びその他関連の支払いデータ等、支払いの処理および不正防止に必要なデータとしての支払いデータ。
  • Ashurstとのプロジェクトやクライアント契約関係で処理する必要のある、または与えられた指示、支払い、要請、及びプロジェクト等あなたが自主的に提供したその他のビジネス上の情報。
  • Ashurstウェブサイトまたはその他保護されているプラットフォーム、サービスについてあなたが保有するパスワード。
  • 公に入手可能な情報源、インテグリティデータベース、及び信用機関から収集された情報。
  • コンプライアンス上の目的のために法的に必要な場合、あなたまたは反競争法上の目的に照らして関連する可能性がある、あなた及びあなたに関連し、かつ交流がある第三者に対して提起された、関連するかつ重要な訴訟または法的手続についての情報。
  • 特殊な分類に属する個人データ。イベントまたはセミナーへの登録、およびこれらへのアクセスの提供に関連して、当社は何らかの障害または特別な食事制限を特定し、考慮する目的で、あなたの健康に関する情報提供を求めることがあります。当該情報は、全てあなたの同意に基づいて使用されます。障害または特別な食事制限について、あなたが当該情報を提供しない場合、これらに対して個別的な予防措置を取ることができません。
  • 当社が提供する法律サービスに関連する、あなたの希望に関連するその他の個人データ。
  • 当社施設への訪問の詳細。

あなたの専門的または業界団体や組合等のメンバーシップに関する個人データ、健康に関する個人データ、当社が招待するイベントに関連する場合の食事の嗜好の詳細、および犯罪歴を随時含む場合があります。

あなたの個人データをどのように収集するか?

当社は、あなたの個人情報を以下を含む様々な機会に収集することがあります。

  • あなたもしくはあなたの組織が当社からの法的アドバイスを求める、または何らかのオンラインクライアントサービスを使用する場合。
  • あなたもしくはあなたの組織が、当社ウェブサイトを閲覧し、これに問い合わせを行い、またはその他のやり取りを行う場合。
  • セミナー、もしくはその他Ashurstイベントに参加し、または登録して当社から個人データを受領する(トレーニングを含む)場合。
  • あなたまたはあなたの組織が当社にサービスの提供を申し出、または提供する場合。

場合によっては、第三者である情報源からあなたについての個人データを収集します。例えば、あなたの組織、あなたが取引のある他の組織、政府機関、信用調査機関、情報もしくはサービスプロバイダー、または公に入手可能な記録等から個人データを収集することがあります。

個人データを提供する必要はあるか?

一般原則として、あなたは当社に完全に自主的に個人データを提供します。個人データの提供に同意しない、または提供しない場合でも、一般的には不利益な影響は生じません。ただし、Ashurstがあなたの一定の個人データがないために行動が取れないような場合はあります。例えば、あなたの指示や注文を処理するため、ウェブでの特別オファーもしくはニュースレターの提供、または法的に必要なコンプライアンススクリーニングのために個人データが必要である場合があります。このような場合、関連する個人データなしでご要望にお答えすることは、残念ながら不可能ですのでその旨を通知します。

個人データは、どのような目的に使用するのか?

当社は、次の目的に限ってあなたの個人データを使用することがあります(以下「許可された目的」といいます。):

  • 法的アドバイスまたはあなたが要請したその他のサービス、もしくは事柄の提供。これには、あなたまたはあなたの組織が指示または要請した、オンラインの、または法的なテクノロジーサービス、もしくはソシューリョンを含みます。
  • あなたもしくはあなたの組織とAshurstのビジネス関係を管理または運営するため。これには支払い、会計、監査、請求、および回収処理、サポートサービス等が含まれます。
  • 当社が負う法的義務についてのコンプライアンス(記録保持義務等)、コンプライアンススクリーニングまたは記録義務(独占禁止法、輸出法、貿易制裁および通商禁止法、、マネーロンダリング防止、財務および信用調査、ならびに不正および犯罪の防止および摘発目的等)で、これには、あなたの連絡先データまたはあなたが身元について提供したその他の情報を、自動的に該当する制裁対象リストと照らし合わせて確認すること、および一致する可能性がある場合、身元確認のためのあなたへ直接のお問い合わせ、またはコンプライアンス上の目的に関連する場合にあなたとのやり取りを録音することも含まれます。
  • 当社のサービスおよびあなたとのコミュニケーションを分析し、向上させるため。
  • 当社の施設、ITおよび通信システム、オンラインプラットフォーム、ウェブサイト、ならびにその他のシステムの安全を守り、これらへのアクセスを管理し、セキュリティ上の脅威、詐欺またはその他の犯罪もしくは不正行為を防止し、かつ検知するため。
  • 保険に関連する目的のため。
  • 当社のポリシーとスタンダードの遵守について、監督および評価を行うため。
  • 当社のクライアント、顧客、サプライヤー、および/またはサービスプロバイダーのために取引を行う権限を有する人物を特定するため。
  • 当社が世界中のいかなる場所においても、法律上および規制上の義務を遵守し、また要求に応じるため。これには、国家機関、国際機関を問わず、規制当局への報告および/または規制当局から監査を受けることも含まれます。
  • 裁判所からの命令を遵守し、また当社の法的権利を行使および/または防御するため。
  • 上記のいずれかに関連および/もしくは付随する目的のため、またはあなたの個人データが当社に提供されたその他の目的のため。

さらに、あなたが明示的に同意した場合、当社はあなたの個人データを次の目的で処理することがあります。

  • 法令の制定や改正、お知らせ、ならびにAshurstのサービスに関連するその他の情報、商品およびテクノロジー(クライアントプリーフィング、ニュースレター、およびその他の情報を含む)、ならびにAshurstのイベントとプロジェクトについて、あなたに最新の情報を提供するために、あなたが同意したチャンネルを通じてあなたとコミュニケーションを行うこと。
  • 顧客調査、マーケティングキャンペーン、市場分析、懸賞、コンテスト、またはその他のプロモーションのための活動もしくはイベント。
  • 当社のあなたとのコミュニケーションおよびやり取りについて、あなた個人により適したものとしつつその質を高めることを目的としたユーザープロフィールを作成するため、あなたの好みに関する情報を収集すること(ニュースレターのトラッキングやウェブサイト解析等の方法による)。

マーケティング関連のコミュニケーションについて当社は、法律上要求される場合、あなたがコミュニケーションを希望することを表明された後にのみ関連する情報を提供し、当社とこれ以上マーケティング関連のコミュニケーションを行いたくない場合には、いつでもコミュニケーションを中止する機会を提供します。当社は、あなたに影響する意思決定を自動的に行うため、また上記以外のプロフィールを作成するために、あなたの個人データを使用することはありません。

上記の許可された目的のうちのいずれについて、当社があなたの個人データを使用するかに応じて、当社は以下の1または複数の法的根拠に基づき、あなたの個人情報を処理することがあります。

  • クライアントの指示、またはその他あなたもしくはあなたの組織との契約を遂行するために個人データの処理が必要であるため。
  • 当社の法的義務に遵守するため(年金記録または税務上の目的での記録を維持するため等)。
  • 当社、またはあなたの個人データを受領する第三者の正当な利益を保護するために、個人データの処理が必要であるため。ただし、かかる利益が、あなたの利益または基本的な権利と自由に優先しないことを条件とします。

加えて、あなたが当社に明示的な同意を与えた場合、個人データの処理は、当該同意に基づいて行われる場合があります。

当社は誰とあなたの個人データを共有するのか?

当社は、次の状況であなたの個人データを共有することがあります。

  • 当社は、法的アドバイスもしくはその他のサービスの提供、または管理、請求、およびその他のビジネスの目的上必要な場合、Ashurstグループ間で、機密扱いとしつつあなたの個人データを共有することがあります。Ashurstグループが所在する国の一覧は、当社のウェブサイトに掲載されています。
  • あなたがAshurstのクライアントであるか、またはAshurstのクライアントと契約をし、もしくはその代理人である場合、当社はあなたの個人データを次の相手方に開示することがあります。

o あなたの案件に携わっているバリスター、その他の法律のスペシャリスト(調停人を含む)、コンサルタント、または専門家。

o 外国の法律に関するアドバイスを得ることを目的とした場合における、外国の法律事務所。

  • 当社がクライアントに法的サービスを与える過程であなたの個人データを収集した場合には、当社はそのクライアントに、そして法的に許される場合にはそれ以外の者に、法的サービスを提供する目的であなたの個人データを提供する場合があります。
  • 当社の提供するサービスについてのあなたからのフィードバックを取得し、当社の業績評価を見積もり、また当社のサービスの改善およびプロモーションに資するために、当社はあなたの連絡先に関する詳細情報を機密扱いで第三者に開示することがあります。
  • 当社は、マネーロンダリングチェック、信用リスクの軽減、ならびにその他の不正および犯罪行為の防止のためのサービスを提供する企業、ならびに類似のサービスを行う企業との間であなたの個人データを共有することがあります。なお、あなたの個人データを共有する企業には、金融機関、信用照会機関、および規制当局を含みます。
  • 当社は、当社の権利義務を譲渡もしくは承継した第三者との間であなたの個人データを共有することがあります。
  • 当社は、法的請求権の確立、行使もしくは防御、または非公開の裁判外紛争解決手続のために合理的に必要な場合には、裁判所、法執行当局、規制当局もしくは弁護士、または他の第三者との間であなたの個人データを共有することがあります。
  • 当社は、Ashurstの内外を問わず、国内外のサービスプロバイダー(例:サービス共有センター)に対して、当社のために、当社の指示のみに従って、許可された目的に従って個人データの処理を指示することがあります。Ashurstは、あなたの個人データの管理について完全に責任を負うものとします。そして、当該サービスプロバイダーが業務を行うに当たり、あなたの個人データの完全性と安全を守るために適用ある法律が要求する、適切な保護措置を講じます。
  • また当社は、当社のウェブサイトとサービスの改善に資する援ため、ウェブサイト利用のモニタリングを目的として、集合情報としての個人データと統計を使用することがあります。

これら以外の場合には、当社は、あなたが当社に指示した場合もしくは許可を与えた場合、適用ある法律もしくは規制、もしくは司法上の要請ないし公的な要請により求められる場合、または実際もしくは疑いのある不正もしくは犯罪行為の捜査に必要な場合にのみ、あなたの個人データを開示します。

あなたが当社に提供した他者の個人データ

あなたが他者(たとえば、あなたの会社の取締役もしくは従業員、またはあなたとビジネス上の取引がある者)についての個人データを当社に提供する場合、あなたはその個人データを開示する権限を有している必要があります。このような個人データの開示が行われた場合、当社はさらなる手順を踏むことなく、本プライバシー保護方針に記載されている通りに当該個人データを収集し、利用し、そして開示することができることにご留意ください。具体的には、あなたは、当該個人が、本プライバシー保護方針に詳述されている様々な事柄に、すなわち、当社の身元、当社への連絡方法、当社のデータ収集の目的、当社の個人データ開示の慣行(海外の受領者への開示を含む)、当該個人が個人データへのアクセス権を得る権利および当該個人データの取扱いに関して苦情を申し立てる権利、そして個人データが提供されなかった場合の結果(当社がサービスを提供することができない等)を含む当該個人に関連する事柄について確実に認識するようにしなければなりません。

あなたについての個人データを安全に保持する

当社は、個人データの保管、開示、およびアクセスを規律する社内手続きに従って、あなたの個人データを機密かつ安全に保持するための適切な技術的および組織的措置を講じます。個人データは、当社の個人データテクノロジーシステム、当社の請負業者の同様のシステム、または紙媒体のファイルで保管されます。

あなたの個人データの海外転送

Ashurstは世界的に業務を行う法律事務所です。当社は、上記の許可された目的のため必要である場合、あなたの個人データを海外に転送することがあります。この際、あなたの国の法律(主に欧州経済地域またはオーストラリアの法律を想定しています)と同等の保護を提供しない国が転送先に含まれることもあります。当社は、一般データ保護規則 (EU) 2016/679 またはその他の関連の法律が要求する適切または妥当な保護措置に従って当該の国際間の転送が行われることを確保します。当該措置には、ここで利用可能なEU標準契約条項の締結等が含まれています。当該保護措置についてさらに詳細な情報が必要な場合には、下記の連絡先を利用していつでもお問い合わせください。

世界中にあるすべてのAshurstオフィスは、少なくとも欧州経済地域とオーストラリアで必要とされるデータの保護レベルを常に確保しています。当社は、欧州経済地域もしくはオーストラリア以外にいる当社の代理人、コンサルタント、下請け業者、および当社が個人データを転送するその他の者に対し、同程度レベルのデータ保護を要求しています。

その場合は当社は、適用されるデータ保護要件を遵守し、あなたの個人データの安全と完全性を保証するために適切な保護措置を講じます。

あなたのついての個人データの更新

あなたが当社に提供した何らかの個人データに変更があった場合(電子メールアドレスの変更等)、当社に要請したことを撤回したい場合、または当社があなたについて不正確な個人データを保持しているとわかった場合は、Data.Privacy@ashurst.comまで電子メールでお知らせください。当社は、あなたが提供した個人データが不正確、不真正、不十分、または不完全であることから生じたいかなる損失の責任も負いません。

当社はどれくらいの期間あなたの個人データを保持するか?

あなたの個人データは、許可された目的のためには合理的に必要でなくなった場合、またはあなたが同意を撤回した場合(該当する場合)、および当社にとって法的に必要がなくなった、またはその他当該のデータの保存を継続することが許されなくなった場合に削除されます。特に、当社は、法的請求に対し主張または弁護するため、関連する受任期間の最後まで、または問題とされている請求が解決されるまであなたの個人データを保持します。

あなたの権利

特定の法的条件の下では、あなたは、、何らかの不正確な個人データを訂正し、または当社のあなたの個人データの使用についての異議を申し立て、もしくは制限するために、当社が保持するあなたについての個人データの写しを要求する権利を有します。当社の個人データの扱いに懸念がある場合、苦情を申し立てることもできます。

上記についていずれかを行いたい場合には、Data.Privacy@ashurst.comまで電子メールでお知らせください。当社は、当社のセキュリティ上の義務を遵守し、権限のないデータの開示を防止するため、有効な身元確認手段の写しを提供して、身元を証明するよう要求することがあります。当社は、あなたのデータへのアクセスに関する明確に根拠のない、または過度な要求、および追加の個人データのコピーの要請については、合理的な管理手数料を請求する権利を留保します。

当社は、受領する要求もしくは苦情を考慮し、適時に回答します。当社の回答に満足できない場合には、関連する個人データの規制当局に苦情を申し立てることができます。ご要望に応じて、当社は関連する規制当局の詳細を提供します。

このプライバシー保護方針の更新

このプライバシー保護方針は、2018年4月に最終更新されました。当社は、当社の個人データの処理方法の変更、または法的要件の変更を反映するため、随時本プライバシー保護方針を更新ならびに変更する権利を留保します。当該変更があった場合には、当社ウェブサイトに変更されたプライバシー保護方針を投稿するか、他の方法で公開します。当該変更は、当ウェブサイトに投稿されるとすぐに有効となります。

Ashurstへの問い合わせ先

当社は、当社ウェブサイトとプライバシー保護方針に関するご意見をお待ちしています。お問い合わせやコメント等、当社にご連絡いただく際には、電子メールの場合はData.Privacy@ashurst.comまで、または郵便で、Data Manager宛、Ashurst LLP、 London Fruit & Wool Exchange, 1 Duval Square, London E1 6PWまで、もしくはPrivacy Officer宛、Ashurst Australia、GPO Box 9938 Sydney、New South Wales、Australia 2001までご郵送ください。

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