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Informativa sulla Privacy

Ashurst si impegna a tutelare la privacy degli utenti. La presente Informativa sulla Privacy spiega in che modo raccogliamo e utilizziamo i dati personali degli utenti e di quali diritti e possibilità essi godono in tal proposito. Per maggiori informazioni sui nostri obblighi di riservatezza rispetto ai clienti, è possibile consultare i termini del nostro impegno. Può essere altresì consultata la nostra Politica sui cookie, nella quale viene spiegato l'uso dei cookie e di altri dispositivi di tracciamento web tramite il nostro sito web.

Soggetto responsabile dei dati personali

Ashurst è responsabile dei dati personali degli utenti. Ashurst comprende Ashurst LLP, (OC330252) London Fruit & Wool Exchange, 1 Duval Square, Londra E1 6PW - Regno Unito; Ashurst Australia, (ABN 75 304 286 095), partnership generale costituita ai sensi delle leggi del Territorio della Capitale Australiana, 5 Martin Place, Sydney, Nuovo Galles del Sud 2000 - Australia e i rispettivi rappresentanti e affiliate (le "Società Ashurst"). In particolare, i dati degli utenti saranno controllati dalla Società Ashurst cui questi ultimi si sono rivolti o che stanno fornendo loro i servizi o la comunicazione nella rispettiva zona.

Tipologia di dati personali oggetto di raccolta

I dati personali che vengono raccolti possono includere:

  • Dati di contatto, quali nome, qualifica, indirizzo postale, indirizzo di residenza (se ci è stato fornito), indirizzo dell’attività, numero di telefono, numero di cellulare, numero di fax e indirizzo e-mail;
  • Dati di pagamento, quali i dati necessari per l'elaborazione dei pagamenti e per la prevenzione delle frodi, compresi i numeri di carta di credito/debito, i numeri del codice di sicurezza e altri dati di fatturazione;
  • Ulteriori dati sull’attività, necessariamente trattati nell’ambito di un progetto o del rapporto contrattuale dei clienti con Ashurst, ovvero forniti volontariamente dagli utenti, quali le istruzioni fornite, i pagamenti effettuati, le richieste e i progetti;
  • La password per il sito web di Ashurst o per altre piattaforme o servizi protetti da password, se del caso;
  • Le informazioni raccolte da risorse pubbliche, database sull'integrità e agenzie di credito;
  • Se richiesto dalla legge ai fini della conformità, le informazioni relative a contenziosi rilevanti e significativi o ad altri procedimenti legali contro gli utenti o una parte terza a essi connessa e l’interazione con l’utente che possa essere rilevante a scopi di antitrust;
  • Speciali categorie di dati personali. In connessione alla registrazione e alla fornitura di accesso a un evento o a un seminario, potremmo chiedere informazioni sullo stato di salute degli utenti, al fine di identificare e tenere in considerazione eventuali disabilità o particolari esigenze dietetiche. L’utilizzo di tali informazioni richiede il consenso degli utenti. Qualora questi ultimi non fornissero tali informazioni (disabilità o particolari esigenze dietetiche), non saremo in grado di prendere le rispettive precauzioni;
  • Altri dati personali relativi alle preferenze degli utenti, qualora fossero pertinenti per i servizi legali che forniamo; e/o
  • Dettagli delle visite degli utenti presso la nostra sede.

Di volta in volta, possono essere raccolti dati personali circa l’appartenenza ad associazioni professionali o sindacati, dati personali sanitari, dettagli delle preferenze dietetiche (se pertinente per gli eventi cui invitiamo gli utenti) e i dettagli del casellario giudiziario degli utenti

Modalità di raccolta dei dati personali

Possiamo raccogliere i dati personali relativi agli utenti in varie circostanze, fra cui:

  • quando gli utenti o la rispettiva struttura richiedono la nostra consulenza legale o utilizzano qualsiasi servizio on-line;
  • quando gli utenti o la rispettiva struttura effettuano una ricerca, fanno una richiesta o interagiscono altrimenti sul nostro sito web;
  • quando gli utenti partecipano a un seminario o altro evento Ashurst o si iscrivono per ricevere dati personali da noi, compresa la formazione; ovvero
  • quando gli utenti o la rispettiva struttura offrono di fornire o ci forniscono dei servizi.

In alcune circostanze, raccogliamo i dati personali relativi agli utenti tramite parti terze. Per esempio, possiamo raccogliere i dati personali dalla struttura degli utenti, da altre strutture con cui collaboriamo, dalle agenzie governative, dalle agenzie di segnalazione del credito, da fornitori di informazioni o di servizi o dai registri pubblici.

Obbligatorietà o meno della fornitura di dati personali

In linea generale, gli utenti ci forniscono i propri dati personali su base volontaria e non incorrono in conseguenze negative se scelgono di non fornire il proprio consenso o di non fornirci i dati personali. Tuttavia, in alcune circostanze, in assenza di determinati dati personali Ashurst si trova nell’impossibilità di agire, per esempio perché tali dati personali sono necessari per la gestione delle istruzioni o degli ordini degli utenti, per fornir loro accesso all'offerta web o alla newsletter o per effettuare le verifiche di conformità richieste dalla legge. In questi casi, ci troveremo nostro malgrado nell’impossibilità di fornire quanto richiesto in assenza dei relativi dati personali e lo comunicheremo di conseguenza agli utenti.

Finalità di utilizzo dei dati personali

Possiamo utilizzare i dati personali degli utenti esclusivamente per le seguenti finalità ("Finalità consentite"):

  • Fornire consulenza legale, altri servizi o quanto richiesto dagli utenti, compresi i servizi o le soluzioni tecnologiche on-line o legali, come da istruzioni o richiesta degli utenti o della rispettiva struttura; 
  • Gestire il rapporto degli utenti o della rispettiva struttura con Ashurst, compresa l'elaborazione di pagamenti, la contabilità, la revisione, la fatturazione, la raccolta e i servizi di supporto;
  • Rispettare i nostri obblighi legali (quali gli obblighi di tenuta dei registri), gli obblighi di verifica della conformità o di registrazione (es. ai sensi delle leggi antitrust, delle leggi vigenti in materia di esportazione, delle leggi relative a sanzioni commerciali ed embargo, riciclaggio di denaro, verifica finanziaria e del credito e prevenzione e rilevamento di frodi e criminalità), che possono includere controlli automatizzati dei dati di contatto degli utenti o di altri dati forniti circa la rispettiva identità rispetto agli applicabili elenchi di soggetti sanzionati; contatteremo gli utenti per confermarne l‘identità in caso di corrispondenza o interazione delle registrazioni, che possano essere pertinenti per scopi di conformità;
  • Analizzare e migliorare i nostri servizi e le comunicazioni agli utenti;
  • Proteggere la sicurezza e gestire l’accesso ai nostri locali, ai sistemi IT e di comunicazione, alle piattaforme on-line, ai siti web e ad altri sistemi, prevenire e rilevare le minacce alla sicurezza, le frodi o altre attività illegali o fraudolente;
  • A fini assicurativi;
  • Monitorare e valutare la conformità rispetto alle nostre politiche e standard;
  • Identificare le persone autorizzate a contrattare per conto dei nostri clienti, fornitori e/o fornitori di servizi;
  • Rispettare i nostri obblighi e le richieste di legge e normative ovunque nel mondo, compresi il reporting e/o i controlli da parte delle autorità di regolamentazione nazionali e internazionali;
  • Rispettare le ordinanze e le indicazioni dei tribunali e/o difendere i nostri diritti legali; e
  • Per qualsiasi finalità connessa e/o complementare a una qualsiasi delle suddette finalità o per qualsiasi altra finalità per la quale ci siano stati forniti i dati personali degli utenti.

Qualora gli utenti ci abbiano espressamente fornito il consenso, possiamo trattare i rispettivi dati personali anche per le seguenti finalità:

  • Comunicare con gli utenti, tramite i canali che hanno approvato, per fornir loro aggiornamenti circa gli ultimi sviluppi giuridici, annunci e altre informazioni sui servizi, i prodotti e le tecnologie Ashurst (inclusi briefing ai clienti, newsletter e altre informazioni), nonché sugli eventi e i progetti Ashurst;
  • Sondaggi per i clienti, campagne di marketing, analisi di mercato, giochi a premi, concorsi e altre attività promozionali o eventi; ovvero
  • Raccogliere informazioni circa le preferenze degli utenti, al fine di creare un profilo utente e personalizzare e migliorare la qualità della nostra comunicazione e interazione con gli utenti (per esempio, tramite monitoraggio della newsletter o l’analisi del sito web).

Se richiesto dalla legge, le comunicazioni di marketing verranno ricevute dagli utenti solo dopo la fornitura del consenso; gli utenti avranno inoltre la possibilità di ritirare il proprio consenso in qualsiasi momento, qualora non volessero ricevere ulteriori comunicazioni di marketing da parte nostra. Non utilizzeremo i dati personali degli utenti per prendere eventuali decisioni automatizzate che influiscano su di essi o per creare profili diversi da quanto sopra descritto.

In base a quale delle suddette Finalità consentite utilizziamo i dati personali degli utenti, possiamo trattare i dati personali degli utenti sulla base di uno o più dei seguenti motivi legali:

  • Perché il trattamento è necessario per dare seguito alle istruzioni dei clienti o altri contratti con gli stessi o con la rispettiva struttura;
  • Per rispettare i nostri obblighi legali (es. tenere i registri delle pensioni o i registri fiscali); ovvero
  • Perché il trattamento è necessario per interesse legittimo nostro o di terzi che ricevono i dati personali degli utenti, a condizione che tale interesse non sia secondario agli interessi o ai diritti e alle libertà fondamentali degli utenti.

Inoltre, il trattamento può essere basato sul consenso espressamente fornito dagli utenti.

Soggetti con i quali verranno condivisi i dati personali

Possiamo condividere i dati personali degli utenti nei seguenti casi:

  • Possiamo condividere i dati personali degli utenti tra le Società Ashurst, su base confidenziale, qualora si rendesse necessario per la fornitura della consulenza legale o di altri prodotti o servizi, oltre che per scopi amministrativi, di fatturazione e altri scopi legati all’attività. Un elenco dei paesi in cui si trovano le Società Ashurst è disponibile sul nostro sito web;
  • Nel caso dei clienti di Ashurst, o di soggetti legati contrattualmente o agenti dei clienti di Ashurst, possiamo comunicare i dati personali a:

    – Avvocati, altri specialisti legali (compresi i mediatori), consulenti o esperti coinvolti nella rispettiva pratica; o

    – Aziende legali estere, al fine di ottenere consulenza legale all’estero;
  • Qualora i dati personali siano stati raccolti durante la fornitura di servizi legali a uno dei nostri clienti, possiamo comunicarli a tale cliente e, nei casi consentiti dalla legge, ad altri soggetti allo scopo di fornire tali servizi;
  • Possiamo comunicare a parti terze, su base riservata, i dati di contatto degli utenti, per raccogliere il rispettivo feedback sulla fornitura dei servizi da parte della nostra azienda, in modo da aiutarci a valutare le nostre prestazioni e a migliorare e promuovere i nostri servizi;
  • Possiamo condividere i dati personali degli utenti con fornitori di servizi per il controllo relativo al riciclaggio di denaro, la riduzione del rischio creditizio e altri fini di prevenzione di frodi e illeciti, oltre che con fornitori di servizi assimilabili, comprese istituzioni finanziarie, agenzie di riferimento del credito e organismi di regolamentazione con i quali tali dati personali sono condivisi;
  • Possiamo condividere i dati personali degli utenti con parti terze cui vengono assegnati o novati i nostri diritti o obblighi;
  • Possiamo condividere i dati personali degli utenti con tribunali, autorità incaricate di far rispettare la legge, autorità di regolamentazione, avvocati o altre parti qualora ciò fosse ragionevolmente necessario per stabilire, esercitare o difendere un diritto o rivendicazione equa ovvero ai fini di una procedura riservata di risoluzione alternativa delle controversie;

    – Possiamo anche dare mandato a fornitori di servizi (es. centri di servizi condivisi), interni o esterni ad Ashurst, a livello nazionale o internazionale, di trattare per nostro conto i dati personali per le Finalità consentite ed esclusivamente in conformità alle nostre istruzioni. Ashurst manterrà il controllo e la piena responsabilità dei dati personali degli utenti e ricorrerà alle opportune garanzie richieste dalla legge applicabile per assicurare l'integrità e la sicurezza dei dati personali degli utenti nel caso d’ingaggio di tali fornitori di servizi;
  • Possiamo anche utilizzare i dati personali aggregati e le statistiche al fine di monitorare l’utilizzo del sito web, al fine di contribuire a sviluppare il nostro sito web e i nostri servizi.

    Diversamente, comunicheremo i dati personali degli utenti solo quando questi ultimi ce ne diano espressa istruzione o ci forniscano il consenso, quando la comunicazione sia imposta dalla legge, da regolamenti o da una richiesta ufficiale o giudiziaria, ovvero come necessario per investigare su attività fraudolente o illegali, effettive o sospette.

Dati personali di altri soggetti che ci vengono forniti

Se gli utenti ci forniscono dei dati personali relativi ad altri soggetti (quali dirigenti o dipendenti o soggetti con cui hanno rapporti commerciali), devono assicurarsi di avere il diritto di comunicarci tali dati personali e che, senza alcuna azione da parte nostra, possiamo raccogliere, utilizzare e comunicare tali dati personali come descritto nella presente Informativa sulla Privacy. In particolare, devono assicurarsi che il soggetto interessato sia a conoscenza di quanto esposto in dettaglio nella presente Informativa sulla Privacy, poiché ciò interesserà il soggetto in questione, compresa la nostra identità, le modalità per contattarci, le finalità della raccolta da parte nostra, le nostre prassi di comunicazione dei dati personali (compresa la divulgazione a destinatari d'oltreoceano), il diritto di ottenere l'accesso ai dati personali, sporgere reclamo circa il trattamento dei dati personali e le conseguenze della mancata fornitura dei dati personali (quali la nostra impossibilità di fornire i servizi).

Sicurezza dei dati personali

Prenderemo le adeguate misure tecniche e organizzative per garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali degli utenti, in conformità alle nostre procedure interne relative alla conservazione, alla comunicazione e all'accesso ai dati personali. I dati personali possono essere conservati sui nostri sistemi tecnologici riservati ai dati personali, su quelli dei nostri contraenti o in archivi cartacei.

Trasferimento dei dati personali all'estero

Ashurst è un’azienda legale attiva a livello globale. Possiamo trasferire all'estero i dati personali degli utenti, se necessario per le Finalità consentite, come sopra descritto. Possono essere inclusi paesi che non offrono lo stesso livello di protezione delle leggi del paese di residenza degli utenti (per esempio, le leggi dello Spazio Economico Europeo o dell’Australia). Ci assicureremo che gli eventuali trasferimenti internazionali siano soggetti alle adeguate o idonee garanzie richieste dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 o altre leggi pertinenti. Ciò include il rispetto delle Clausole contrattuali standard dell'UE, disponibili qui. Gli utenti possono contattarci in qualsiasi momento, tramite i dati di contatto forniti di seguito, per ulteriori informazioni su tali garanzie.

Gli uffici Ashurst di tutto il mondo assicureranno sempre un livello di protezione dei dati pari ad almeno quello richiesto nello Spazio Economico Europeo e in Australia. Imporremo inoltre ai nostri agenti, consulenti e subappaltatori e ad altri soggetti esterni allo Spazio Economico Europeo o all’Australia, cui trasferiamo i dati personali degli utenti, di garantire un livello assimilabile di protezione dei dati.

Così facendo rispetteremo i requisiti applicabili di protezione dei dati e prenderemo le opportune misure di salvaguardia per garantire la sicurezza e l’integrità dei dati personali degli utenti.

Aggiornamento dei dati personali

In caso di variazione ai dati personali che ci sono stati forniti (per esempio, variazione dell’indirizzo e-mail), per annullare eventuali richieste inoltrate o in caso di riscontro di errori nei dati in nostro possesso, gli utenti sono invitati a fornircene comunicazione inviando un'e-mail all’indirizzo Data.Privacy@ashurst.com. Decliniamo ogni responsabilità per eventuali perdite derivanti da Dati personali imprecisi, falsi, insufficienti o incompleti.

Durata di conservazione dei dati personali

I dati personali degli utenti verranno cancellati quando non saranno più ragionevolmente necessari per le Finalità consentite o qualora gli utenti ritirassero il proprio consenso (dove applicabile) e noi non fossimo legalmente tenuti, o non ci fosse altrimenti consentito, a continuare a conservare tali dati. In particolare, conserveremo i dati personali degli utenti, se necessario, a scopo di difesa di Ashurst contro rivendicazioni legali, fino al termine del relativo periodo di conservazione o fino a quando le rivendicazioni in questione siano state risolte.

Diritti degli utenti

A determinate condizioni legali, gli utenti hanno il diritto di richiedere una copia dei dati personali in nostro possesso a essi relativi, di far correggere eventuali dati personali non corretti e di opporsi o limitare l’utilizzo da parte nostra dei rispettivi dati personali. Possono inoltre sporgere reclamo in caso di contestazione della gestione da parte nostra dei rispettivi dati personali.

Per esercitare tali diritti, è sufficiente inviare un'e-mail all’indirizzo Data.Privacy@ashurst.com. Potremo chiedere agli utenti di dimostrare la propria identità, fornendoci una copia di un valido mezzo di identificazione, per consentirci di rispettare i nostri obblighi di sicurezza e per impedire la divulgazione non autorizzata dei dati. Ci riserviamo il diritto di addebitare una tassa amministrativa ragionevole in caso di richieste palesemente infondate o eccessive relative all’accesso ai dati e per eventuali ulteriori copie dei dati personali richiesti dagli utenti.

Prenderemo in considerazione le eventuali richieste o reclami che riceviamo e forniremo una risposta in modo tempestivo. Qualora gli utenti non fossero soddisfatti della nostra risposta, potranno sporgere reclamo presso il o garante della privacy. Forniremo i dettagli relativi al garante della privacy applicabile, su richiesta.

Aggiornamenti alla presente Informativa sulla privacy

La presente Informativa sulla Privacy è stata aggiornata nel mese di aprile 2018. Ci riserviamo il diritto di aggiornare e modificare la presente Informativa sulla privacy di volta in volta, affinché rispecchi le variazioni alle nostre modalità di trattamento dei dati personali o le variazioni dei requisiti legali. In caso di modifiche, pubblicheremo l’Informativa sulla privacy modificata sul nostro sito web o in altro modo. Le modifiche avranno effetto non appena pubblicate sul presente sito web.

Contatti di Ashurst

Accogliamo con favore le opinioni degli utenti relative al nostro sito web e alla nostra Informativa sulla Privacy. Qualora gli utenti desiderassero contattarci per eventuali domande o commenti, sarà sufficiente inviare un'e-mail all'indirizzo Data.Privacy@ashurst.com o una lettera all’indirizzo Data Manager, Ashurst LLP, London Fruit & Wool Exchange, 1 Duval Square, Londra E1 6PW, oppure all’indirizzo Privacy Officer, Ashurst Australia, GPO Box 9938 Sydney, New South Wales, Australia 2001.

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