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Politique de confidentialité

Ashurst s'engage à protéger votre vie privée. La présente Politique de confidentialité explique la manière dont nous collectons et utilisons vos données personnelles et quels droits et options vous avez à cet égard. Si vous souhaitez en savoir plus sur nos obligations de confidentialité envers nos clients, veuillez vous référer à nos conditions d’engagement. Veuillez également consulter notre Politique en matière de cookies, expliquant l’utilisation de cookies et d’autres dispositifs de Web tracking via notre site internet.

Qui est responsable de vos données personnelles?

Ashurst est responsable de vos données personnelles. Ashurst comprend Ashurst LLP, (OC330252) London Fruit & Wool Exchange, 1 Duval Square, London E1 6PW; Ashurst Australie, (ABN 75 304 286 095), un partenariat général constitué en vertu des lois du Territoire de la capitale australienne sis au 5 Martin Place, Sydney, New South Wales 2000 ainsi que leurs représentants et affiliés respectifs (les «Entités Ashurst»). Précisément, vos données seront contrôlées par l’entité Ashurst que vous avez mandatée ou qui vous fournit des services ou une communication dans votre région.

Quelles données personnelles recueillons-nous?

Les données personnelles que nous recueillons peuvent comprendre:

  • Vos coordonnées, comme votre nom, l’intitulé de votre poste, votre adresse postale, y compris votre adresse personnelle si vous nous l’avez fournie, votre adresse professionnelle, votre numéro de téléphone, votre numéro de téléphone portable, votre numéro de fax et votre adresse e-mail;
  • Les données de paiement, telles que les données nécessaires au traitement des paiements et à la lutte contre la fraude, y compris les numéros de carte bancaire, les codes de sécurité et toute autre information relative à la facturation;
  • Toute autre information professionnelle dans le traitement est nécessaire dans le cadre de tout projet ou de toute relation contractuelle entre un client et Ashurst ou volontairement fournies par vos soins, telles que les instructions données, les paiements effectués, les demandes et les projets;
  • Votre mot de passe pour le site d’Ashurst ou toute autre plateforme ou service protégé par un mot de passe, le cas échéant ;
  • Les informations recueillies auprès de ressources publiques, de bases de données d’intégrité et d’agences de crédit;
  • Si légalement requise à des fins de conformité, toute information concernant des litiges pertinents et significatifs ou autres procédures judiciaires à l’encontre de vous-mêmes ou d’un tiers auquel vous êtes lié et toute interaction avec vous, pouvant être utiles aux fins de la loi antitrust;
  • Les catégories spéciales de données personnelles. Dans le cadre de l’inscription et de la fourniture d’un accès à un événement ou à un séminaire, nous pouvons demander des informations sur votre état de santé aux fins d’identifier et d’être attentif à tout handicap ou régime alimentaire spécifique que vous pourriez avoir. Toute utilisation desdites informations est basée sur votre consentement. Si vous ne fournissez pas lesdites informations concernant tout handicap ou régime alimentaire spécifique, nous ne serons pas en mesure de prendre de précautions particulières;
  • D’autres données personnelles concernant vos préférences lorsqu’elles sont pertinentes pour les services juridiques que nous fournissons; et/ou
  • Le détail de vos visites dans nos locaux.  

De manière occasionnelle, cela pourra inclure des données personnelles concernant votre adhésion à une association professionnelle ou commerciale ou un syndicat, des données personnelles d’ordre médical, des détails concernant vos préférences alimentaires lorsque cela est pertinent pour les événements auxquels nous vous convions et des renseignements concernant tout casier judiciaire que vous pourriez avoir.

Comment recueillons-nous vos données personnelles?

Nous pourrons recueillir des données personnelles vous concernant dans diverses circonstances, notamment:

  • Lorsque vous ou votre organisation sollicitez des conseils juridiques de notre part ou que vous utilisez des services à la clientèle en ligne;
  • Lorsque vous ou votre organisation naviguez, faites une requête ou autrement interagissez sur notre site internet;
  • Lorsque vous assistez à un séminaire ou tout autre événement Ashurst ou que vous souscrivez à la réception de données personnelles de notre part, y compris la formation; ou
    Lorsque vous ou votre organisation proposez de nous fournir ou nous fournissez des services.

Dans certaines circonstances, nous collectons des données personnelles vous concernant auprès d’une source tierce. Par exemple, nous pouvons recueillir des données personnelles auprès de votre organisation, d’autres organisations avec lesquelles vous négociez, des agences gouvernementales, une agence d’évaluation du crédit, un prestataire de services ou d’informations, ou encore un registre public disponible.

Êtes-vous tenu de fournir des données personnelles?

De manière générale, la communication par vos soins de données personnelles se fait sur la base du volontariat ; généralement sans aucun préjudice à votre égard si vous choisissez de ne pas consentir ou fournir lesdites données personnelles. Cependant, dans certaines circonstances, Ashurst ne pourra agir sans certaines de vos données personnelles, par exemple si lesdites données personnelles sont nécessaires pour traiter vos instructions ou vos commandes, vous fournir un accès à une offre Web ou nos lettres d’informations ou pour effectuer un examen de conformité légalement requis. Dans de tels cas, il ne nous sera malheureusement pas possible de vous fournir ce que vous demandez sans les données personnelles pertinentes et nous vous en aviserons en conséquence.

À quelles fins utiliserons-nous vos données personnelles?

Nous pourrons utiliser vos données personnelles uniquement aux fins suivantes («Fins autorisées»):

  • Fournir des conseils juridiques ou d’autres services ou éléments que vous avez demandés, notamment des services ou des solutions en ligne ou services ou solutions technologiques légaux selon les instructions ou les demandes reçues de votre part ou de celle de votre organisation;
  • Gérer et administrer la relation commerciale de votre organisation avec Ashurst, y compris le traitement des paiements, la comptabilité, l’audit, la facturation et l’encaissement, les services de support;
  • Nous conformer à nos obligations légales (telles que les obligations de conservation des documents), obligations de vérification de conformité ou d'enregistrement (telles qu’en vertu des lois antitrust, des lois sur les exportations, des sanctions commerciales et des lois d'embargo, de lutte contre le blanchiment d’argent, des contrôles financiers et de crédit, de lutte contre les fraudes et la criminalité), pouvant inclure des comparaisons automatisées, à des listes de parties sanctionnées, de vos coordonnées ou de toute autre information que vous fournissez concernant votre identité ainsi que le fait de vous contacter pour confirmer votre identité en cas d’éventuelle correspondance ou d’enregistrer tout contact avec vous pouvant s’avérer pertinent à des fins de conformité;
  • Analyser et améliorer nos services et nos communications;
  • Protéger la sécurité et la gestion de l’accès à nos locaux, systèmes informatiques et de communication, plateformes en ligne, sites internet et autres systèmes, prévenir et détecter les menaces de sécurité, fraudes ou autres activités criminelles ou malveillantes;
  • À des fins d’assurance;
  • Contrôler et évaluer la conformité à nos politiques et normes internes;
  • Identifier les personnes autorisées à négocier pour le compte de nos clients, fournisseurs et/ou prestataires de services;
  • Nous conformer à nos obligations ainsi qu’aux demandes légales et réglementaires n’importe où dans le monde, y compris le reporting et/ou l’audit par des organismes réglementaires nationaux et internationaux;
  • Nous conformer aux ordonnances et à l’exercice des tribunaux et/ou défendre nos droits légaux; et
  • À toutes fins connexes et/ou accessoires à tout objectif susmentionné ou à toute autre fin pour laquelle vos données personnelles nous ont été communiquées.

En cas de consentement exprès de votre part, nous pourrons également traiter vos données personnelles aux fins suivantes:

  • Communiquer avec vous sur les canaux que vous aurez approuvés pour vous tenir informé des derniers développements juridiques, annonces et autres informations concernant les services, produits et technologies Ashurst (y compris les briefings clients, les lettres d’information et autres informations) ainsi que les événements et projets Ashurst;
  • Mener des enquêtes clients, campagnes marketing, analyses de marché, tirages au sort, concours ou autres activités ou événements promotionnels; ou
  • Collecter des informations sur vos préférences pour créer un profil utilisateur afin de personnaliser et d’encourager la qualité de notre communication et de nos interactions avec vous (par exemple, par le biais d’un suivi de lettres d’informations ou d’analyses de site internet).

En ce qui concerne la communication liée au marketing, nous ne vous communiquerons, lorsque cela est légalement requis, que les informations auxquelles vous aurez souscrites et nous vous offrirons l'opportunité de vous désabonner à tout moment si vous ne souhaitez plus recevoir de communication à caractère marketing de notre part. Nous ne saurions utiliser vos données personnelles pour prendre des décisions automatisées vous concernant ou créer des profils autres que ceux décrits ci-dessus.

En fonction des Fins autorisées susmentionnées pour lesquelles nous utilisons vos données personnelles, nous pourrons traiter vos données personnelles pour un ou plusieurs des motifs juridiques suivants:

  • Parce que le traitement est nécessaire à l’exécution d’une instruction client ou d’un autre contrat conclu avec vous ou votre organisation;
  • Nous conformer à nos obligations légales (telles que tenir à jour les dossiers de retraite ou les dossiers fiscaux); ou
  • Parce que le traitement est nécessaire aux fins de notre intérêt légitime ou de ceux des destinataires tiers recevant vos données personnelles, à condition que lesdits intérêts ne soient pas outrepassés par vos propres intérêts ou droits et libertés fondamentaux.

En outre, le traitement pourra dépendre de votre consentement lorsque vous nous l’avez expressément donné.

Avec qui partagerons-nous vos données personnelles?

Nous pourrons partager vos données personnelles dans les circonstances suivantes:

  • Nous pourrons partager vos données personnelles avec les Entités Ashurst de manière confidentielle, le cas échéant, dans le but de fournir des conseils juridiques ou d’autres produits ou services, ainsi qu’à des fins administratives, de facturation et autres fins professionnelles. Une liste des pays dans lesquels sont basées les Entités Ashurst est disponible sur notre site internet;
  • Si vous êtes client d’Ashurst, ou si vous êtes sous contrat ou êtes un agent d’un client d’Ashurst, nous pouvons divulguer vos données personnelles aux:

    o Avocats, autres spécialistes juridiques (y compris les médiateurs), consultants ou experts chargés de votre dossier; ou

    o Cabinets juridiques étrangers aux fins d’obtenir des conseils juridiques étrangers;
  • Si nous avons collecté vos données personnelles dans le cadre de la prestation de services juridiques à l'un de nos clients, nous pourrons les divulguer audit client, et si la loi le permet à d'autres personnes en vue de fournir ces services;
  • Nous pourrons divulguer vos coordonnées de manière confidentielle à des tiers afin de recueillir vos commentaires sur la prestation de services de l’entreprise, afin de nous aider à mesurer nos performances et à améliorer et promouvoir nos services;
  • Nous pourrons partager vos données personnelles avec des sociétés fournissant des services de contrôles concernant le blanchiment d’argent, de réduction du risque de crédit et d’autres activités de lutte contre la fraude et la criminalité, ainsi que des sociétés fournissant des services similaires, notamment des institutions financières, des agences de référence de crédit et des organismes de réglementation avec lesquels lesdites données personnelles sont partagées;
  • Nous pourrons partager vos données personnelles avec tout tiers auquel nous cédons ou cédons par novation l’un de nos droits ou obligations;
  • Nous pourrons partager vos données personnelles avec des tribunaux, des organismes d’application de la loi, des organismes de réglementation ou des avocats ou toute autre partie, lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour l'établissement, l'exercice ou la défense d'une réclamation légale ou équitable, ou pour les besoins d'un processus alternatif de résolution des litiges;
  • Nous pourrons également informer les prestataires de services à l'intérieur ou à l'extérieur d’Ashurst, au niveau national ou à l'étranger, tels que des centres de services partagés, pour le traitement des données personnelles aux Fins autorisées pour notre compte et conformément à nos instructions uniquement. Ashurst conservera le contrôle et demeurera pleinement responsable de vos données personnelles et mettra en œuvre des garanties appropriées, conformément à la législation applicable, pour garantir l’intégrité et la sécurité de vos données personnelles lors de l’engagement de ces prestataires de services;
  • Nous pourrons également utiliser des données personnelles agrégées et des statistiques aux fins de surveiller l'utilisation du site internet afin de nous aider à développer ce dernier ainsi que nos services.
  • Nous ne saurions divulguer vos données personnelles autrement qu’en suivant vos instructions ou avec votre consentement, lorsque la loi ou la réglementation en vigueur l’exige, ou suite à une demande judiciaire ou officielle, ou si nécessaire pour enquêter sur des activités frauduleuses ou criminelles réelles ou présumées.

Les données personnelles sur autrui que vous nous fournissez

Si vous nous fournissez des données personnelles à propos d’un autre individu (tel que l’un de vos administrateurs ou collaborateurs, ou une personne avec qui vous entretenez des relations commerciales), vous devez vous assurer d’être en droit de divulguer lesdites données personnelles et que, sans qu’aucune mesure de notre part ne soit prise, nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer lesdites données personnelles, tel que prévu à la présente Politique de confidentialité. Vous devez, notamment, veiller à ce que l'individu concerné prenne connaissance des différentes clauses prévues à la présente Politique de confidentialité, car elles le concernent, y compris notre identité, comment nous contacter, les fins de toute collecte d’informations par nos soins, nos pratiques de divulgation des données personnelles (y compris la divulgation à des destinataires étrangers), le droit de l'individu à accéder aux données personnelles et à faire des réclamations concernant la gestion desdites données personnelles, et
les conséquences en cas de refus de fournir ces dernières (telles que notre incapacité à fournir des services).

La conservation des données personnelles vous concernant en toute sécurité

Nous prendrons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour préserver le caractère confidentiel de vos données personnelles et ce en toute sécurité, conformément à nos procédures internes concernant le stockage, la divulgation et l’accès aux données personnelles. Les données personnelles peuvent être conservées sur nos systèmes informatiques prévus à cet effet, ceux de nos sous-traitants ou en version papier.

Le transfert de vos données personnelles à l’étranger

Ashurst est un cabinet juridique opérant à l’échelle mondiale. Nous pourrons transférer vos données personnelles à l'étranger si nécessaire aux Fins autorisées décrites ci-dessus. Cela peut inclure des pays ne fournissant pas le même niveau de protection que les lois de votre pays d'origine (telles que les lois de l'Espace économique européen ou australiennes). Nous veillerons à ce que ces transferts internationaux soient soumis à des garanties appropriées ou adaptées, conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 ou à toute autre loi pertinente. Cela comprend la mise en œuvre de clauses contractuelles standard de l'UE, disponibles ici. Vous pourrez nous contacter à tout moment en utilisant les coordonnées ci-dessous, si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur lesdites protections.

L’ensemble des bureaux d'Ashurst à travers le monde assureront à tout moment un niveau de protection des données au moins aussi élevé que celui requis au sein de l'Espace économique européen et en Australie. Nous demanderons également à nos agents, consultants et sous-traitants et toute autre personne étant basés en dehors de l'Espace économique européen ou du territoire australien, à qui nous transférerons vos données personnelles, de garantir un niveau similaire de protection des données.

Lorsque nous procéderons de la sorte, nous respecterons les exigences applicables en matière de protection des données et adopterons les garanties appropriées pour assurer la sécurité et l’intégrité de vos données personnelles.

La mise à jour des données personnelles vous concernant

Si l’une des données personnelles que vous nous avez fournies change, par exemple si vous modifiez votre adresse e-mail ou si vous souhaitez annuler toute demande réalisée auprès de nous, ou si vous apprenez que nous détenons des données personnelles inexactes à votre sujet, veuillez nous en faire part en envoyant un e-mail à l’adresse Data.Privacy@ashurst.com. Nous n’assumerons aucune responsabilité en cas de perte résultant de Données personnelles inexactes, inauthentiques, manquantes ou incomplètes fournies par vos soins.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

Vos données personnelles seront supprimées lorsqu’elles ne seront plus raisonnablement requises aux Fins autorisées ou si vous retirez votre consentement (le cas échéant) et que nous ne sommes plus légalement requis ou autorisés à conserver lesdites données. Nous conserverons, notamment, vos données personnelles, le cas échéant, pour qu’Ashurst puisse revendiquer ses droits ou se défendre contre toute réclamation légale jusqu’à la fin de la période de conservation concernée ou jusqu’à ce que ladite réclamation ait été réglée.

Vos droits

Sous réserve de certaines conditions légales, vous avez le droit de demander une copie des données personnelles que nous détenons, de faire corriger les données personnelles inexactes et de refuser ou de restreindre notre utilisation de vos données personnelles. Vous pouvez également formuler une réclamation en cas de préoccupation concernant notre traitement de vos données personnelles.

Si vous souhaitez procéder à l’une des propositions ci-dessus, veuillez envoyer un e-mail à l’adresse Data.Privacy@ashurst.com. Nous pourrons vous demander de prouver votre identité en nous fournissant une copie d’une pièce d’identification valide afin que nous puissions respecter nos obligations en matière de sécurité et prévenir la divulgation non autorisée de données. Nous nous réservons le droit de vous facturer des frais administratifs raisonnables pour toute demande manifestement non fondée ou excessive concernant votre accès à vos données et pour toute copie supplémentaire des données personnelles que vous nous demanderez.

Nous étudierons l’ensemble des demandes ou réclamations que nous recevrons et vous fournirons une réponse dans un délai convenable. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez saisir de votre plainte le régulateur de confidentialité pertinent. Nous vous communiquerons les coordonnées du régulateur pertinent sur demande.

La mise à jour de la présente Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité a été mise à jour en avril 2018. Nous nous réservons le droit de mettre à jour et de modifier de manière occasionnelle la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte de toute modification quant à la manière dont nous traitons vos données personnelles, ou des exigences légales. Si de telles modifications venaient à être apportées, nous publierons la Politique de confidentialité amendée sur notre site internet ou la publierons autrement. Les modifications prendront effet dès leur mise en ligne sur ce site internet.

Comment entrer en contact avec Ashurst

Nous serions ravis d’obtenir votre avis concernant notre site internet et notre Politique de confidentialité. Si vous souhaitez nous contacter pour toute question ou commentaire, veuillez envoyer un e-mail à l’adresse Data.Privacy@ashurst.com ou une lettre au Responsable des données, Ashurst LLP, London Fruit & Wool Exchange, 1 Duval Square, London E1 6PW, ou au Responsable de la confidentialité, Ashurst Australie, GPO Box 9938 Sydney, New South Wales, Australie 2001.

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